1. Login

 

Iniziate il processo dell’attestato inviando un’e-mail automatica al superiore di linea. Il superiore può connettersi al tool utilizzando il link seguente: https://tool.zeugnis.ch

 

Prima di connettersi per la prima volta, il superiore riceve un’e-mail con il suo nome utente (login) e la sua password. È possibile ripristinare e/o cambiare la password cliccando su “Password dimenticata?” nello stesso link.




 


 

2. Preparazione dell’attestato

 

Ci sono due modi per iniziare il processo:

 

  • Inizializzazione da parte di HR: 
    Cliccando sul bottone (+), avete la possibilità di creare un attestato per una persona che lavora all’interno dell’azienda o di una persona che ci ha lavorato e l’ha già lasciata.

 

  • Richiesta dell’attestato via intranet:
    Un link al tool di Avenir può essere pubblicato in intranet. Il collaboratore, così come il suo superiore hanno la possibilità di fare richiesta personalmente per un attestato di lavoro che sarà quindi visibile dentro al sistema.

 

Il processo di attestato inizia con l’accettazione o il rifiuto della richiesta di attestato di lavoro da parte del collaboratore.

I dati personali possono essere scelti manualmente o attraverso l’interfaccia.

 

I campi marcati da un * sono obbligatori.

 

Il tipo di attestato e la motivazione dell’attestato sono tra di loro connessi e devono essere scelti manualmente.



 

Categoria di lavoro: Per una creazione dell’attestato adeguata a un dato utente, Avenir Job ha sviluppato delle categorie di lavoro che permettono la scelta di criteri specifici. Le seguenti categorie di lavoro sono definite e registrate nel sistema:

  • Quadri dirigenti: Dirigenza intermedia o alta 
  • Gestione: team leader (capogruppo)
  • Specialista
  • Addetto/incaricato
  • Apprendista
  • Tirocinante

 

Un livello occupazionale inferiore a 80% deve essere generalmente menzionato.

 

Completati tutti i campi, potete salvare, annullare o rilasciare il processo per la valutazione.

 

Rilasciare per la valutazione rilascia il processo al superiore. Questi riceve quindi tutte le istruzioni per e-mail per poter effettuare la valutazione.


A questo punto, potete decidere se l’attestato deve essere “express”. Un attestato “express” sarà redatto e rilasciato entro 5 giorni lavorativi.

 

!!! Comunicazione tra HR e il superiore 

Il tool invia delle notifiche automatiche che guidano il superiore durante il processo. Queste notifiche contengono tutti i link necessari, così come le coordinate e la possibilità di accedere a delle informazioni complementari.

Il tool offre la possibilità di uno scambio diretto con il superiore.

Vogliate usare sempre il metodo di comunicazione del tool per interagire con il superiore.

Il sistema autorizza le interazioni con il superiore di linea che permettono a HR di decidere quando il processo corrispondente debba essere interrotto.

I dati inseriti dal superiore possono essere modificati in qualsiasi momento dal responsabile HR.

 

 


3. Verifica da parte di HR

 

Dopo la valutazione del superiore, gli attestati ottengono lo stato di bozza per la verifica / modifica.

In questo stato, gli input dati dal superiore devono essere verificati in modo che l’attestato possa essere trasferito al processo di creazione.

 

Il tool verifica se la valutazione del superiore di linea è stata effettuata e, in caso contrario, invia un sollecito per e-mail per completamento della valutazione.

 

 


4. Processo di Authoring 

 

Terminata la revisione, dovete designare un autore e se necessario un revisore. Il revisore non è assolutamente necessario durante il processo.

 

L’autore deve essere un utente HR. Un superiore non può essere designato come autore.

 

L’autore deve selezionare gli elementi di testo per poter generare l’attestato correttamente.

Posizionando il cursore sui criteri, ottenete delle diverse formulazioni degli elementi di testo che corrispondono all’analisi, secondo la lingua selezionata.

 

A questo punto, gli elementi di testo possono essere modificati e adeguati prima della creazione del documento Word. Raccomandiamo di inserire dei commenti individuali del valutatore direttamente negli elementi di testo.

 

Dopo aver selezionato tutti gli elementi di testo, potete generare l’attestato. Adesso potete aprire e modificare il documento Word. Dopo la modifica, salvate direttamente nell’editor Word e chiudete la pagina cliccando sulla X. 

 

 


5. Revisione dell’attestato da parte di HR 

 

Se l’utente HR stesso non può essere l’autore, dovete verificare l’attestato e modificarlo se necessario.

 

!!! Tutte le modifiche sono registrate dal tool per una tracciabilità completa. 

 

 



6. Revisione per il superiore 

 

Il valutatore riceve la bozza dell’attestato per la revisione. Se il superiore effettua delle modifiche, l’utente HR o l’autore deve rivedere l’attestato. 

 

!!! Tutte le modifiche sono registrate dal tool per una tracciabilità completa.

 

 



7. Finalizzazione dell’attestato da parte di HR 

 

Per finalizzare l’attestato, cliccate sull’icona a regalo e su “Finalizza attestato”. 



 !!! Questa operazione è definitiva e l’attestato non può più essere modificato.

 

Dopo la finalizzazione, potete scaricare l’attestato per la stampa e la firma. Vogliate salvare l’attestato nei vostri archivi o sul cloud.