1. Login
Sie (HR) starten den Zeugnisprozess mittels Zustellung einer automatischen E-Mail an den Vorgesetzten. Mittels Link kann sich der Vorgesetzte ins Zeugnistool einloggen.
Vor dem ersten Einloggen erhält der Vorgesetzte eine E-Mail mit Login und Passwort. Falls das Passwort vergessen geht oder der Vorgesetzte ein anderes Passwort setzen möchte, kann dieses selbstständig automatisiert über dieselbe URL erstellt werden (Passwort vergessen?).
2. Zeugnis vorbereiten
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Zeugnisprozess gestartet werden kann:
- Initialisierung durch HR
Durch die Wahl des (+) Knopfes können Zeugnisprozesse für Personen erstellt werden, welche für die Firma arbeiten oder die Firma bereits verlassen haben. - Zeugnisantrag via Intranet
Im Intranet kann ein Link hinterlegt werden. Die Mitarbeiter und Line Manager haben darüber die Möglichkeit einen eigenen Zeugnisantrag auszufüllen, welcher danach im System ersichtlich ist.
Der Zeugnisprozess startet durch die Annahme oder Ablehnung des Zeugnisantrages des Mitarbeitenden.
Die Personaldaten können entweder via Schnittstelle oder manuell erfasst werden.
Felder mit einem * sind Pflichtfelder.
Zeugnisart und Zeugnisgrund hängen zusammen und müssen manuell erfasst werden.
Jobfamilie: Für die benutzerspezifische Erstellung von Zeugnissen hat Avenir Job Familien entwickelt, welche erlauben, dass nur spezifische und damit passende Kriterien von den Line Manager abgefragt werden. Folgende Job Familien wurden definiert und im System hinterlegt:
- Führungskräfte: Mittleres und
oberes Management
- Führungskräfte: Teamleiter
- Fachspezialist
- Sachbearbeiter
- Lernende
- Praktikanten
Pensen unter 80% werden standardmässig erwähnt.
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, können Sie den Prozess speichern, abbrechen oder zur Beurteilung freigeben.
Zur Beurteilung freigeben startet den Prozess beim Vorgesetzten, welcher danach alle Instruktionen per E-Mail erhält, um seine Beurteilung durchführen zu können.
An dieser Stelle können Sie auch entschieden, ob das Zeugnis Express sein sollte. Ein Express-Zeugnis wird innerhalb von 5 Arbeitstagen erstellt.
!!! Kommunikation zwischen HR und dem Vorgesetzten
Das Tool versendet automatische Benachrichtigungen, welche den Vorgesetzten durch den Prozess führen. Diese Benachrichtigungen enthalten alle notwendigen Links sowie die Kontaktdaten und die Möglichkeiten auf weitere Informationen zurückzugreifen.
Das Tool bietet die Möglichkeit für einen direkten Austausch mit dem Vorgesetzten.
Bitte nutzen Sie immer die Kommunikationsmöglichkeiten des Tools, um mit dem Vorgesetzten zu interagieren.
Das System lässt Iterationen mit dem Vorgesetzten zu, wobei das HR entscheidet, wann der entsprechende Prozess abgebrochen werden sollte.
Die Eingaben des Vorgesetzten können jederzeit durch die HR Rollen übersteuert werden
3. Review durch HR
Nach der Beurteilung durch den Vorgesetzten sind die Zeugnisse im Status Entwurf prüfen/DraftReview.
Der Input des Vorgesetzten sollte in diesem Status überprüft werden, damit das Zeugnis am Schluss des Prozesses in den Autorenprozess übergeben werden kann.
Das Tool überprüft, ob die Beurteilung des Vorgesetzten erfolgt ist und erinnert diesen per Mail, die Beurteilung durchzuführen.
4. Authoring Process
Nach der Beendigung der Beurteilung müssen Sie einen Autor und, wenn nötig, einen Reviewer zuweisen. Ein Reviewer ist nicht zwingend notwendig.
Der Autor muss einen HR-Benutzer sein. Kein Vorgesetzter kann als Autor zugeteilt werden.
Der Autor muss die Textbausteine auswählen, damit das Zeugnis richtig generiert werden kann. Mittels Positionierung des Cursors auf den Kriterien erhalten Sie je nach Sprache verschiedene der Beurteilung entsprechenden Formulierungen des Textbausteines.
An dieser Stelle können die Textbausteine geändert und angepasst werden, bevor die Word-Datei kreiert wird. Wir empfehlen, in den Textbausteinen die individuellen Kommentare des Beurteilers direkt einzufügen.
Nachdem Sie alle Textbausteine ausgewählt haben, können Sie das Zeugnis generieren. Somit können Sie "Arbeitszeugnis editieren", um die Word-Datei zu öffnen und zu bearbeiten.
Nach der Bearbeitung speichern Sie direkt im Word-Editor und schliessen Sie die Seite mit dem X.
5. Review des Zeugnisses im HR
Wenn der Autor nicht der HR-Benutzer selbst ist, muss der HR-Benutzer den Entwurf des Zeugnisses kontrollieren und, wenn nötig, editieren.
!!! Alle Änderungen durch alle Personen werden durch das Tool für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aufgezeichnet.
6. Review mit dem Vorgesetzten
Der Beurteiler bekommt an dieser Stelle den Entwurf des Zeugnisses zur Überprüfung.
Wenn der Vorgesetzter weitere Änderungen hinzufügt, muss der HR-Benutzer bzw. der Autor das Zeugnis wieder revidieren.
!!! Alle Änderungen durch alle Personen werden durch das Tool für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aufgezeichnet.
7. Finalisierung durch HR
Beim Klicken auf das Geschenkpaket oder auf "Finales Arbeitszeugnis erstellen" wird das Zeugnis finalisiert.
!!! Diese Operation ist endgültig und das Zeugnis kann danach nicht mehr angepasst werden.
Nach der Finalisierung dürfen Sie das Zeugnis zum Drucken und zur Unterschrift herunterladen. Bitte speichern Sie auf Ihrem Archiv bzw. Cloud das Zeugnis.