1. Login
Vous (RH) lancez le processus de certificat en envoyant un e-mail automatique au supérieur hiérarchique. Le supérieur peut se connecter à l'outil de certificat en utilisant le lien suivant:
Avant de se connecter pour la première fois, le superviseur reçoit un e-mail avec son login et mot de passe. En cas d’oubli de mot de passe ou pour le changer, il est possible d’en créer un nouveau avec le même lien (mot de passe oublié?).
2. Préparation du certificat
Il y a deux possibilités pour commencer le processus:
- Initialisation par les RH:
En appuyant sur le bouton (+), vous pouvez créer un certificat pour une personne qui travaille pour l’entreprise ou bien qui l’a déjà quittée.
- Demande de certificat via intranet:
Un lien peut être publié dans l'intranet. Les employés et les supérieurs ont la possibilité de saisir eux-mêmes leurs demandes de certificat, qui seront ensuite affichée dans le système.
Le processus de certificat commence par l'acceptation ou le rejet de la demande de certificat par l'employé.
Les données personnelles peuvent être saisies manuellement ou via l'interface.
Les champs marqués d'un * sont obligatoires.
Le type de certificat et le motif du certificat sont liés et doivent être saisis manuellement.
Famille d'emplois: Pour la création de certificats spécifiques à l'utilisateur, Avenir Job a développé des familles d’emploi qui ne permettent que des critères spécifiques adaptés par le supérieur. Les familles d’emploi suivantes ont été définies et enregistrées dans le système:
- Cadre dirigeant: cadres moyens et supérieurs
- Gestionnaires: chefs d’équipe
- Spécialistes
- Traitement de dossier
- Apprentis
- Stagiaires
Les taux d’emploi inférieurs à 80% sont généralement mentionnés.
Une fois que vous avez rempli tous les champs, vous pouvez sauvegarder, annuler ou libérer le processus pour l’évaluation.
Activer pour évaluation fait que le processus est déclenché chez le supérieur. Ce dernier reçoit ensuite toutes les instructions par e-mail afin de pouvoir effectuer son évaluation.
À ce stade, vous pouvez également décider si le certificat doit être express. Un certificat express sera délivré dans les 5 jours ouvrables.
!!! Communication entre les RH et le supérieur
L'outil envoie des notifications automatiques qui guident le supérieur dans le processus. Ces notifications contiennent tous les liens nécessaires ainsi que les coordonnées et la possibilité d'accéder à des informations complémentaires.
L'outil offre la possibilité d'un échange direct avec le supérieur.
Veuillez toujours utiliser les possibilités de communication de l'outil pour interagir avec le supérieur.
Le système autorise les itérations avec le supérieur hiérarchique, ce qui permet aux RH de décider quand le processus correspondant doit être interrompu.
Les entrées du supérieur hiérarchique peuvent être remplacées à tout moment par les rôles RH.
3. Vérification par RH
Après l’évaluation par le supérieur hiérarchique, les certificats ont le statut ébauche pour la vérification / révision.
L'entrée du supérieur doit être vérifiée dans ce statut afin que le certificat puisse être transféré au processus de création.
L'outil vérifie si l'évaluation du supérieur hiérarchique a été effectuée et envoie des rappels par e-mail pour compléter l'évaluation.
4. Authoring Process
Une fois la révision terminée, vous devez désigner un auteur et, au besoin, un réviseur. Un réviseur n'est pas absolument nécessaire.
L'auteur doit être un utilisateur RH. Un supérieur ne peut être désigné comme auteur.
L'auteur doit sélectionner les éléments de texte pour que le certificat puisse être généré correctement. En positionnant le curseur sur les critères, vous obtenez différentes formulations de l'élément de texte qui correspondent à l'analyse, selon la langue.
A ce stade, les éléments de texte peuvent être modifiés et ajustés avant la création du fichier Word. Nous recommandons d'insérer les commentaires individuels de l'évaluateur directement dans les éléments de texte.
Après avoir sélectionné tous les éléments de texte, vous pouvez générer le certificat. Vous pouvez maintenant «éditer le certificat de travail» pour ouvrir et modifier le fichier Word. Après l'édition, sauvegardez directement dans l'éditeur Word et fermez la page avec le X.
5. Revue du certificat par les RH
Si l'auteur n'est pas l'utilisateur RH lui-même, il doit vérifier le certificat et le modifier si nécessaire.
!!! Toutes les modifications sont enregistrées par l'outil pour une traçabilité complète.
6. Revue par le supérieur
L'évaluateur reçoit une ébauche de certificat pour le réviser. Si le supérieur fait des modifications, l'utilisateur RH ou l'auteur doit à nouveau réviser le certificat.
!!! Toutes les modifications sont enregistrées par l'outil pour une traçabilité complète.
7. Finalisation par les RH
Pour finaliser le certificat, cliquez sur l’emballage cadeau ou sur «Créer le certificat final».
!!! Cette opération est définitive et le certificat ne peut plus être ajusté.
Après la finalisation, vous pouvez télécharger le certificat pour l'impression et la signature. Veuillez enregistrer le certificat dans vos archives ou sur le cloud.